Persondatapolitik

Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere.

1. Indledning

Denne politik er en del af HjulmandKaptains samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning. Politikken er udarbejdet for selskaberne HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab og ITD HjulmandKaptain.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og ITD HjulmandKaptain behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er ITD HjulmandKaptain opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

ITD HjulmandKaptains behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. ITD HjulmandKaptain gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som ITD HjulmandKaptain ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes ITD HjulmandKaptain som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

1.1 Dataansvarlig

ITD HjulmandKaptain er et datterselskab tilhørende HjulmandKaptain advokatpartnerselskab. Begge selskaber betragtes som dataansvarlige for de indsamlede personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger:

Navn: ITD HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
Adresse: Østre Havnegade 12, 9000 Aalborg
CVR nr.: 36540931
E-mail: data@hjulmandKaptain.dk

2. Behandling af personoplysninger

Som et led i det daglige arbejde hos ITD HjulmandKaptain behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. ITD HjulmandKaptain er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om advokatbistand, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som advokatvirksomhed.

Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, herunder for at overholde retsplejeloven, hvidvaskloven, databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt bogføringsloven. Grundlaget for vores behandling af følsomme personoplysninger vil som ofte være enten et samtykke eller for, at vi kan forfølge eller fastslå et retskrav.

2.1 Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail, via kontaktformularen på vores hjemmeside, eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi som ofte modtage visse oplysninger om dig, herunder eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er.

Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi som ofte personoplysninger i form af dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by og derudover det, henvendelsen drejer sig om. Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op på din henvendelse samt for at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Såfremt vi noterer de relevante oplysninger ned, vil dette ske i vores interne journaliseringssystem. Drejer din henvendelse sig om generel juridisk rådgivning, vil vores rådgivning blive afsluttet ved telefoniske drøftelser. Dette betyder, at de personoplysninger, som du i forbindelse med din henvendelse, har afgivet til os, vil blive slettet efter samtalen.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, herunder eksempelvis cpr. nr., kontooplysninger, helbredsforhold eller straffeoplysninger.

2.2 Håndtering af deltagere ved arrangementer

Hvis ITD HjulmandKaptain er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne til arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse. Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet.

Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager billeder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt ITD HjulmandKaptain som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle billeder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

2.3 Håndtering af kundeoplysninger

Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.

Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:

- Navn og adresse
- E-mailadresse
- Telefonnummer

Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser.

ITD HjulmandKaptain indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.

I nogle bestemte sagstyper behandler vi desuden en lang række fortrolige og følsomme personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være i straffesager, forsikringssager eller personalesager. Dette betyder også, at det i nogle tilfælde er nødvendigt for os at indhente et samtykke fra dig, inden vi går videre med sagsbehandlingen. Hvis sagstypen kræver det, vil du derfor modtage separat information fra os omkring, hvilke personoplysninger vi behandler om dig i den konkrete sagstype, samt om vi skal bruge et samtykke fra dig.

Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og det er kun de medarbejdere, som beskæftiger sig med denne sagstype, der har adgang til din sag. Derudover er tilgangen til vort sagshåndteringssystem beskyttet med en særskilt og personlig kode for hver enkelt bruger.

2.4 Hvidvaskoplysninger

I særlige sagstyper er vi forpligtede til at indhente og opbevare hvidvaskoplysninger. Dette betyder, at vi skal indhente en kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. Disse oplysninger registrerer vi ligeledes i vort sagshåndteringssystem, og vi gemmer dem i 5 år efter afslutning af sagen, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af hvidvaskloven.

2.5 Øvrige forhold

2.5.1 Datavagten

Vi tilmelder alle vores kunder og parter på sagen til Datavagten. Det gør vi for at sikre, at de kontaktoplysninger, vi har på dig, altid er korrekte og ajourførte. Når du er tilmeldt Datavagten, betyder det, at vi automatisk får besked, hvis dit navn eller adresse ændrer sig.

2.5.2 Tv-overvågning

Vi foretager livestreaming af indgangspartiet på vort kontor i Aalborg. Dette betyder, at vi kan se, hvem der benytter indgangsdøren til E-huset. Idet der er tale om livestreaming sker der ingen optagelser af, hvorfor der heller intet gemmes. Der er således alene tale om øjebliksbilleder.

2.5.3 Registrering af nummerplade (på Aalborgkontoret)

Hvis du benytter vores parkeringsplads på vort kontor i Aalborg, skal du registrere din nummerplade for at kunne parkere gratis. Dette gør du ved at indtaste din nummerplade i vort system. Vi anvender alene denne oplysning til at håndtere parkeringen, og vi sletter den dermed igen inden for en måned.

2.5.4 Brug af netværk

Når du besøger os, har du mulighed for at logge på vores gæstenetværk. Dette kan du kun, hvis du er fysisk til stede i en af vores bygninger. Når du benytter vores gæstenetværk, bliver du bedt om at oplyse navn, e-mailadresse og mobiltelefonnummer. Din e-mailadresse anvendes som brugernavn, og du får tilsendt en sms-kode på det mobilnummer, du har oplyst.

3. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer

Databeskyttelsesreglerne indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i de enkelte situationer. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

3.1 Hvis du retter henvendelse til os

Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter en konkret sag, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter (se nedenfor).

3.2 Hvis du har tilmeldt dig et arrangement

Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring.

3.3 Opbevaring af kundeoplysninger og sagsakter

Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger, i 10 år fra, at dit kundeforhold hos os er afsluttet. I nogle enkelte sagstyper har vi en længere opbevaringsperiode, men i så fald vil du blive særskilt orienteret herom. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og ITD HjulmandKaptain, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid end 10 år fra ophøret af dit kundeforhold.

Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til den rådgivning/bistand, vi har udført. Derudover opbevarer vi sagsakterne for at kunne overholde de advokatetiske regler, hvorefter vi er forpligtede til – ved modtagelsen af nye sager – at vurdere, om vi befinder os i en interessekonflikt. Øvrige personoplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere kundeforholdet, vil blive slettet løbende og på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.

4. Sikker behandling af personoplysninger

ITD HjulmandKaptain behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har ITD HjulmandKaptain ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, ITD HjulmandKaptain har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

5. Videregivelse af personoplysninger

Når du er kunde hos os, kan det i visse tilfælde være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være til domstolene, offentlige myndigheder, banker, forsikringsselskaber og/eller andre advokater, fagforeninger eller revisorer. Dette skyldes, at vi i mange tilfælde er forpligtede til at videregive dine personoplysninger, eller fordi det er nødvendigt for at kunne varetage dine interesser i sagen.

Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag hertil. Det kan eksempelvis være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav. Der gælder dog særlige regler i retsplejeloven om advokaters tavshedspligt, som indebærer, at vi i mange tilfælde ikke videregiver oplysninger til andre aktører.

6. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. 

6.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

6.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt ITD HjulmandKaptain behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet.

6.3 Ret til sletning

Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

6.4 Ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.

6.5 Dataportabilitet

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

6.6 Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

6.7 Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.