Privatlivspolitik

1. Indledning

Denne politik er en del af HjulmandKaptains samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning. Politikken er udarbejdet for selskaberne HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab og ITD HjulmandKaptain.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og ITD HjulmandKaptain behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er ITD HjulmandKaptain opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

ITD HjulmandKaptains behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. ITD HjulmandKaptain gennemgår jævn-ligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som ITD HjulmandKaptain ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes ITD HjulmandKaptain som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

1.1 Dataansvarlig

ITD HjulmandKaptain er et datterselskab tilhørende HjulmandKaptain advokatpartnerselskab. Begge selskaber betragtes som dataansvarlige for de indsamlede personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger:

Navn: ITD HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
Adresse: Østre Havnegade 12, 9000 Aalborg
CVR nr.: 36540931
E-mail: data@70151000.dk

2. Kategori af registrerede

ITD HjulmandKaptain behandler personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:

  • Kunder
  • Samarbejdspartnere, leverandører og lignende
  • Hjemmesidebesøgende
  • Gæster og deltagere til arrangementer
  • Modparter, parter, repræsentanter eller lignede i forbindelse med sagshåndtering

3. Behandling af sager

3.1 Når du er kunde hos ITD HjulmandKaptain

Når du er kunde hos ITD HjulmandKaptain eller potentiel kunde, behandler vi som udgangspunkt de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne yde den rette juridiske rådgivning til dig. Det varierer, hvilke personoplysninger, der behandles, når vi varetager din sag, da dette kommer an på sagstypen, kundetypen samt håndteringen af sagen i øvrigt. Vi vil dog for det meste altid behandle dine identitets-, kontakt-, og professionelle oplysninger, herunder i form af navn, mailadresse, telefonnummer, privatmailadresse, stillingsbetegnelse og arbejdssted, oplysninger om sagsforløbet samt oplysninger om visse finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger og skatteoplysninger.

Retsgrundlaget for vores behandling af disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i administrering af kundeforholdet).

I visse typer af sager kan vi også behandle følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f, og/eller oplysninger om strafbare forhold, jf. data-beskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4.

Du skal være opmærksom på, at vi som advokatfirma er underlagt hvidvaskloven i forbindelse med håndteringen af visse typer af sager. I disse sagstyper behandler vi personoplysninger i form af navn, cpr-nummer, pasnummer/kørekort/sygesikringskort samt kontaktoplysninger. Personoplysningerne behandles med henblik på at opfylde vores forpligtelse efter hvidvaskloven.

3.2 Når du er part, modpart, repræsentant eller lignende i en sag håndteret af ITD HjulmandKaptain

Hvis du er part, modpart, repræsentant eller lignende i en sag, som ITD HjulmandKaptain håndterer, behandler vi som udgangspunkt de personoplysninger om dig, der fremgår af sagen. Du skal være opmærksom på, at vi kun behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne varetage vores kundes sag.

Vi behandler personoplysninger såsom dine identitets-, kontakt-, og arbejdsrelaterede oplysninger, herunder navn, mailadresse, telefonnummer, privat mailadresse, stillingsbetegnelse, relation til sagen samt oplysninger om visse finansielle forhold, herunder eksempelvis den økonomiske interesse i den pågældende sag.

Retsgrundlaget for vores behandling er ITD HjulmandKaptains legitime interesse i at håndtere vores kundes sag, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. I visse sagstyper kan retsgrundlaget være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvis behandlingen angår efterlevelse af en retlig forpligtelse.

Afhængig af sagstype kan vi også behandle følsomme personoplysninger om dig i forbindelse med vores håndtering af sagen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra og artikel 9, stk. 2, litra f, oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4 og/eller dit CPR-nummer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1.

4. Brug af vores hjemmeside

4.1 Besøg på hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside, skal du være opmærksom på, at vi kan behandle personoplysninger om dig og din adfærd i form af cookies. Dette kan du læse nærmere om i vores cookiepolitik her

4.2 Henvendelse via hjemmesiden

Når du henvender dig via vores e-mail på vores hjemmeside, behandler vi dit navn og eventuelt dit telefonnummer, mailadresse, postnummer og by (hvis oplyst) samt beskrivelse af den problemstilling, du ønsker hjælp til. Behandlingen sker for at kunne yde den ønskede juridiske hjælp til dig, hvorfor retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og/eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f alt efter henvendelsens karakter.

5. Fysisk besøg på vores kontorer

5.1 Udstedelse af midlertidig parkeringstilladelse (kontoret i Aalborg)

Hvis du benytter dig af vores parkeringspladsmuligheder i forbindelse med et besøg på vores kontor i Aalborg, skal du være opmærksom på, at vi behandler en række personoplysninger i forbindelse med udstedelse af den midlertidige parkeringstilladelse. Parkeringstilladelsen udstedes af APCOA, der også udbyder det system, hvori personoplysningerne i forbindelse med udstedelsen af tilladelsen indtastes. Der behandles oplysninger såsom dit navn, telefonnummer og registreringsnummer på den bil, du søger parkeringstilladelse til.

Retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger er databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra b. Du skal være opmærksom på, at vi anser APCOA for at være dataansvarlige i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger. Har du således spørgsmål til opbevaringen eller behandlingen af personoplysninger i forbindelse med udstedelse af midlertidig parkeringstilladelse, skal disse rettes til APCOA.

5.2 Brug af gæstenetværk

På alle vores kontorer har du mulighed for at logge på og gøre brug af gæstenetværk. Når gæstenet-værket benyttes, bliver du bedt om at indtaste en række oplysninger, herunder navn, mailadresse og telefonnummer. Disse oplysninger behandles i forbindelse med din opkobling til vores gæstenetværk. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du skal være opmærksom på, at du forinden adgangen tildeles, skal acceptere vores betingelser for brugen af vores gæstenetværk.

6. Videregivelse af oplysninger

I visse tilfælde overlader vi dine personoplysninger til andre aktører, herunder samarbejdspartnere, leverandører og andre aktører, herunder eksempelvis IT-leverandører, udbydere af kundetilfredsundersøgelser og lignende. Disse aktører behandler alene dine personoplysninger i overensstemmelse med instruks fra os og efter vilkårene i en indgået databehandleraftaler.

Vi kan ligeledes videregive dine personoplysninger til andre parter, hvis vi eksempelvis bliver det pålagt ved lov, eller hvis det er nødvendigt for at kunne levere den pågældende ydelse/rådgivning til dig. Disse kan eksempelvis være politiet, Skatteforvaltningen, Domstolen, voldgiftsretten, andre advokatvirksomheder, parter, modparter og repræsentanter i retssager/sager og andre offentlige myndigheder.

Herudover videregiver vi i visse situationer også identitetsoplysninger til vores pengeinstitutter i forbindelse med modtagelse af klientkontomidler. Dette gør vi, da vi er forpligtet hertil, jf. hvidvaskloven.

7. Opbevaring og sletning

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem i overensstemmelse med det formål, de er indsamlet til. Særlige lovregler, herunder f.eks. bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares længere, hvis de er anonymiseret.

Vi opbevarer som hovedregel personoplysninger indsamlet i forbindelse med levering af juridiske ydelser, herunder oplysninger om parter, modparter, repræsentanter og andre tredjepartsaktører i sager, i 10 år efter kundeforholdets ophør. I nogle tilfælde kan der være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring eller hvis der er andre hensyn, der taler herfor.

Personoplysninger, der indgår som en del af bogføringsmateriale, opbevares i fem år fra regnskabsåret udløb.

Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 10 og sker derfor med henblik på at overholde gældende lovgivning. Personoplysninger, vi har indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i fem år efter kundeforholdets ophør. Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i forbindelse med afholdelse af arrangementer og kurser i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring, medmindre der er givet særskilt samtykke hertil.

8. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse nærmere om, hvilke rettigheder du har som følge heraf. Du er dog også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger, eller du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du anmoder om dette, vil vi slette de personoplysninger, vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag. Dette kan eksempelvis være, hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).

Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du er uenig i den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Tak for din henvendelse

Vi har sendt dig en kvittering via mail og kontakter dig hurtigst muligt.

Har du en sag, hvor du mangler advokathjælp?

Vi står klar til at hjælpe

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, så udfyld felterne. Så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Vi anbefaler, at du ikke indtaster nogle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) eller cpr. nr. i kontaktformularen.

Se vores persondatapolitik her